ডিজিটাল যোগাযোগের এই যুগে ই-মেইল শুধু বার্তা পাঠানোর মাধ্যম নয় এটি আপনার পেশাদার পরিচয়েরও গুরুত্বপূর্ণ অংশ। একটি সাজানো-গোছানো ই-মেইল সিগনেচার মেইলের গ্রহণযোগ্যতা বাড়ায় এবং প্রাপকের কাছে আপনাকে আরও বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে। নাম, পদবি, ফোন নম্বর, ওয়েবসাইট বা প্রতিষ্ঠানের লোগো সব তথ্য এক জায়গায় থাকলে আলাদা করে কিছু লিখতে হয় না, আর যোগাযোগও সহজ হয়ে যায়। আপনি যদি জি-মেইল ব্যবহার করেন, তাহলে খুব সহজেই এই সুবিধাটি চালু করতে পারেন।

ই-মেইল সিগনেচারের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো সময় বাঁচানো। প্রতিবার মেইল পাঠানোর আগে নিজের পরিচয় লিখতে হয় না; একবার সেট করলেই তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি মেইলের শেষে যুক্ত হয়। শিক্ষার্থী, ফ্রিল্যান্সার, কর্পোরেট কর্মী বা উদ্যোক্তা যে কেউ চাইলে এটিকে নিজের ব্যক্তিগত ব্র্যান্ডিংয়ের অংশ বানাতে পারেন। একটি সুন্দর সিগনেচার আপনার কাজের ধরণ সম্পর্কে পেশাদার ধারণা তৈরি করে।

যেভাবে সেটআপ করবেন-
১. কম্পিউটার থেকে আপনার জি-মেইল অ্যাকাউন্টে লগইন করুন।
২. উপরের ডান কোণে থাকা সেটিংস আইকনে ক্লিক করে ‘সি অল সেটিংস’ নির্বাচন করুন।
৩. এরপর ‘জেনারেল’ ট্যাবের ভেতর স্ক্রল করলে ‘সিগনেচার’ অপশন পাবেন। সেখানে নতুন সিগনেচার তৈরি করে প্রয়োজনীয় তথ্য লিখুন। চাইলে ফন্ট স্টাইল, রং, লিংক বা ছবি যোগ করার সুবিধাও আছে।
৪. সবকিছু ঠিক হলে নিচে গিয়ে ‘সেভ চেঞ্জিং’ চাপলেই সেটিংস সংরক্ষিত হবে। সাধারণত সিগনেচারের ক্যারেক্টার সীমা ১০ হাজার পর্যন্ত, তবে ছবি ব্যবহার করলে ফাইলের আকার ছোট রাখা ভালো।

আপনি চাইলে বিভিন্ন প্রয়োজনে আলাদা সিগনেচার তৈরি করতে পারেন। যেমন- নতুন মেইলের জন্য একটি, রিপ্লাই বা ফরোয়ার্ডের জন্য অন্যটি। আগের সিগনেচার চাইলে পরে সম্পাদনা বা মুছেও ফেলতে পারবেন। যারা একাধিক ই-মেইল ঠিকানা ব্যবহার করেন, তারা প্রতিটি ঠিকানার জন্য আলাদা সিগনেচার সেট করতে পারেন। মেইল লেখার সময়ও ইনসার্ট সিগনেচার আইকন থেকে তাৎক্ষণিকভাবে সিগনেচার বদলানো সম্ভব।